Comment optimiser les achats de votre entreprise
L'optimisation des achats : un levier de rentabilité
Les achats représentent le premier poste de dépenses de la plupart des entreprises. Une réduction de 5 % des coûts d'achat peut avoir le même impact sur le résultat qu'une augmentation de 20 % du chiffre d'affaires. L'optimisation des achats est donc un levier majeur de rentabilité, accessible à toutes les tailles d'entreprise.
Analyser vos dépenses actuelles
Cartographier les achats
La première étape consiste à dresser un état des lieux complet de vos achats : qui achète quoi, chez quels fournisseurs, pour quels montants, à quelle fréquence. Cette cartographie révèle souvent des surprises : achats en doublon, fournisseurs multiples pour un même besoin, prix très variables d'une commande à l'autre.
Identifier les postes prioritaires
Appliquez la loi de Pareto : 20 % de vos postes d'achat représentent généralement 80 % de vos dépenses. Concentrez vos efforts d'optimisation sur ces postes prioritaires pour un impact maximal.
Mesurer les coûts cachés
Au-delà du prix d'achat, tenez compte des coûts indirects : temps de traitement des commandes, coûts de stockage, non-qualité, retards de livraison. Ces coûts cachés peuvent représenter 5 à 10 % du montant des achats.
Stratégies d'optimisation
Mettre en concurrence systématiquement
Ne vous enfermez pas avec un fournisseur unique. Pour chaque besoin significatif, consultez au minimum trois fournisseurs et comparez les devis de manière structurée. La mise en concurrence régulière maintient la pression sur les prix.
Négocier sur la base de données fiables
La négociation est d'autant plus efficace que vous disposez de données solides : historique des prix, volumes achetés, benchmark marché. Un tableau comparatif bien construit est votre meilleur allié en négociation.
Massifier les achats
Regroupez vos commandes pour obtenir des remises de volume. Si plusieurs services ou sites de votre entreprise achètent les mêmes produits, centralisez les commandes pour peser plus lourd auprès des fournisseurs.
Standardiser les produits
Réduisez le nombre de références pour simplifier la gestion et augmenter les volumes par référence. La standardisation facilite aussi la comparaison entre fournisseurs.
Renégocier les contrats annuels
Passez en revue vos contrats cadres une fois par an. Les conditions du marché évoluent, et un contrat signé il y a deux ans n'est peut-être plus compétitif.
Digitaliser le processus d'achat
Pourquoi la digitalisation est indispensable
La gestion manuelle des achats (emails, Excel, papier) génère des pertes de temps et des erreurs qui annulent une partie des économies réalisées en négociation. La digitalisation avec un logiciel adapté permet d'automatiser les tâches à faible valeur ajoutée.
Les bénéfices concrets
- Consultation de fournisseurs en quelques clics
- Comparaison automatique des devis
- Suivi en temps réel des commandes
- Rapprochement automatique factures-devis
- Tableaux de bord analytiques
Adapter l'outil à votre secteur
Chaque secteur a ses spécificités. Le BTP gère des approvisionnements chantier, la restauration des commandes récurrentes de denrées, l'industrie des pièces techniques avec des exigences de conformité. Votre outil doit s'adapter à ces réalités.
Mesurer les résultats
Indicateurs clés
Suivez ces indicateurs pour mesurer l'efficacité de votre optimisation :
- Économies réalisées : écart entre le premier prix proposé et le prix final négocié
- Nombre de fournisseurs consultés par achat
- Délai moyen de traitement d'une demande d'achat
- Taux d'écart factures-devis : pourcentage de factures avec des écarts
- Satisfaction interne : les demandeurs obtiennent-ils ce dont ils ont besoin dans les délais ?
Amélioration continue
L'optimisation des achats est un processus continu. Analysez régulièrement vos indicateurs, identifiez les axes d'amélioration et ajustez votre stratégie. Évitez les erreurs courantes qui plombent la performance achats des PME.
Conclusion
Optimiser les achats de votre entreprise passe par une combinaison de méthode, de données et d'outils adaptés. En structurant votre processus et en vous appuyant sur un logiciel spécialisé, vous pouvez réduire significativement vos coûts tout en améliorant la qualité de vos approvisionnements.