5 erreurs courantes dans la gestion des achats PME
Introduction
La gestion des achats est un levier de performance souvent sous-estimé par les PME. Pourtant, les achats représentent en moyenne 50 à 70 % du chiffre d'affaires d'une entreprise. Une mauvaise gestion peut rapidement se traduire par des surcoûts importants et une perte de compétitivité.
Voici les cinq erreurs les plus fréquentes que nous observons chez les PME et les solutions pour y remédier.
Erreur 1 : Ne pas formaliser le processus d'achat
Le problème
Dans beaucoup de PME, les achats sont gérés de manière informelle. Les commandes sont passées par téléphone ou par email, sans bon de commande, sans validation hiérarchique et sans traçabilité.
La solution
Mettez en place un processus d'achat structuré, même simple. Chaque achat doit suivre un circuit : demande d'achat, consultation de fournisseurs, comparaison de devis, validation, commande, réception, paiement.
Erreur 2 : Comparer uniquement sur le prix
Le problème
Se focaliser uniquement sur le prix le plus bas est tentant, mais dangereux. Un fournisseur très bon marché peut livrer en retard, proposer une qualité insuffisante ou facturer des extras non prévus.
La solution
Évaluez vos fournisseurs sur plusieurs critères : prix, qualité, délais, fiabilité, conditions de paiement, service après-vente. Créez un tableau comparatif intégrant ces différents critères pour une décision éclairée.
Erreur 3 : Négliger le suivi des livraisons
Le problème
Une commande validée ne signifie pas que tout est réglé. Sans suivi des livraisons, vous risquez de découvrir trop tard qu'un produit manque, est défectueux ou ne correspond pas à la commande.
La solution
Mettez en place un contrôle systématique à la réception. Vérifiez les quantités, la conformité des produits et l'état des emballages. En BTP comme en industrie, la réception terrain est un moment critique qu'il ne faut pas négliger.
Erreur 4 : Ne pas rapprocher factures et devis
Le problème
Payer une facture sans la comparer au devis validé est une porte ouverte aux surfacturations. Les écarts entre devis et factures sont fréquents : changement de prix, quantités différentes, lignes ajoutées.
La solution
Systématisez le rapprochement factures-devis avant chaque paiement. Comparez ligne par ligne les montants facturés avec les montants du devis validé et les quantités effectivement reçues.
Erreur 5 : Gérer les achats avec des fichiers Excel
Le problème
Excel est un outil polyvalent, mais il montre vite ses limites pour gérer les achats : risques d'erreur de saisie, absence de traçabilité, pas de collaboration en temps réel, pas d'alertes automatiques.
La solution
Adoptez un logiciel de gestion des achats adapté à votre taille. Les solutions SaaS actuelles sont accessibles dès 49 euros par mois et offrent un retour sur investissement rapide grâce aux économies réalisées.
Comment corriger ces erreurs
La bonne nouvelle, c'est que ces erreurs sont facilement corrigeables. Commencez par formaliser votre processus, puis outillez-vous progressivement. L'important est de mettre en place des contrôles systématiques plutôt que de compter sur la vigilance individuelle.
Pour optimiser vos achats, la clé est d'allier méthode et outils adaptés.
Conclusion
Les PME qui structurent leur gestion des achats réalisent rapidement des économies substantielles. En évitant ces cinq erreurs courantes et en s'équipant d'un outil adapté, vous pouvez réduire vos coûts d'achat de 10 à 20 % tout en gagnant du temps.