Guide du rapprochement factures-devis
Qu'est-ce que le rapprochement factures-devis ?
Le rapprochement (ou matching) factures-devis consiste à vérifier que le montant facturé par votre fournisseur correspond bien au devis validé et aux quantités réellement livrées. C'est un contrôle essentiel pour éviter les surfacturations et les erreurs de facturation.
Dans la pratique, on parle souvent de rapprochement à trois voies (three-way matching) : on compare le bon de commande, le bon de livraison et la facture. Toute incohérence entre ces documents doit être signalée et résolue avant le paiement.
Pourquoi le rapprochement est-il indispensable ?
Détecter les erreurs de facturation
Les erreurs de facturation sont plus fréquentes qu'on ne le pense. Selon les études, entre 1 et 3 % des factures contiennent des erreurs. Sur un volume d'achats annuel de 500 000 euros, cela représente potentiellement 5 000 à 15 000 euros de surfacturation.
Contrôler les dérives tarifaires
Un fournisseur peut modifier ses prix entre le devis et la facture. Le rapprochement systématique vous permet de détecter ces écarts et de les contester immédiatement.
Prévenir la fraude
Le rapprochement factures-devis est aussi un outil de contrôle interne qui réduit les risques de fraude fournisseurs ou de double paiement.
Les étapes du rapprochement
Étape 1 : Collecter les documents
Rassemblez pour chaque transaction le devis validé, le bon de commande, le bon de réception ou de livraison, et la facture du fournisseur. Plus ces documents sont centralisés, plus le rapprochement sera efficace.
Étape 2 : Comparer les lignes
Pour chaque ligne de la facture, vérifiez que la désignation, la quantité et le prix unitaire correspondent au devis initial. Si vous travaillez dans la restauration, les quantités livrées peuvent varier par rapport à la commande initiale — raison de plus pour être vigilant.
Étape 3 : Vérifier les quantités livrées
Croisez les quantités facturées avec les quantités effectivement reçues. Si une livraison partielle a eu lieu, la facture doit refléter uniquement les produits livrés.
Étape 4 : Identifier les écarts
Classez les écarts par type : écart de prix, écart de quantité, ligne supplémentaire non commandée. Chaque type d'écart appelle une action différente.
Étape 5 : Résoudre les litiges
Contactez le fournisseur pour les écarts identifiés. Demandez un avoir pour les surfacturations ou une facture rectificative. Documentez chaque échange pour constituer un historique.
Automatiser le rapprochement
Le rapprochement manuel est un processus fastidieux, surtout lorsque vous gérez des dizaines de factures par mois. Un logiciel de gestion des achats automatise le matching en associant chaque facture au devis et au bon de livraison correspondants.
DeviFlow détecte automatiquement les écarts entre les montants attendus et facturés. Vous recevez une alerte dès qu'une incohérence est identifiée, ce qui vous permet d'agir avant le paiement.
Bonnes pratiques
- Numérotez vos bons de commande pour faciliter le rapprochement avec les factures
- Validez les réceptions dès la livraison, idéalement depuis une application mobile sur le terrain
- Définissez des seuils de tolérance : un écart de quelques centimes ne justifie pas une contestation
- Archivez les documents numériquement pour pouvoir y revenir en cas de litige
Conclusion
Le rapprochement factures-devis est un pilier de la maîtrise des coûts. En automatisant ce processus avec un outil adapté, vous gagnez du temps, réduisez les erreurs et renforcez le contrôle de vos dépenses.
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