Facture fournisseur avec plusieurs bons de livraison BTP : méthode de contrôle

Une facture récapitulative peut masquer plusieurs écarts

Un fournisseur livre un chantier quatre fois dans le mois, puis adresse une seule facture récapitulative. Le total semble cohérent avec le volume commandé. Pourtant, une livraison partielle a été facturée deux fois, deux palettes ont été retournées et un bon signé concerne un autre chantier.

Ce cas est courant dans les achats BTP : une commande produit plusieurs bons de livraison, parfois avec des références différentes de celles du devis. Au moment du contrôle, le bureau reçoit une facture agrégée alors que les preuves sont dispersées entre le chantier, les e-mails et les documents du fournisseur.

Vérifier seulement le total commandé et le total facturé ne suffit pas. Il faut rapprocher chaque ligne de facture d'une ou plusieurs réceptions précises, sans compter deux fois le même mouvement. Cette méthode permet de distinguer ce qui est conforme, ce qui manque encore et ce qui doit être contesté avant paiement.

Rassembler les pièces par commande et par chantier

Commencez par constituer un dossier unique comprenant le devis accepté, la commande et toutes les pièces de réception associées. Pour chaque bon de livraison, relevez au minimum :

• le numéro du bon et sa date ;
• le numéro de commande fournisseur ;
• le chantier et l'adresse de livraison ;
• les références, unités et quantités reçues ;
• les réserves, refus ou retours inscrits à la réception ;
• le nom du réceptionnaire.

Ne considérez pas automatiquement comme conforme un bon présent dans le dossier. Un document non signé, une adresse différente ou un numéro de commande absent demande une vérification. Le guide sur la réception chantier avant signature détaille les informations à relever sur le terrain.

Classez ensuite les bons dans l'ordre chronologique. Cette séquence révèle les livraisons fractionnées et les éventuelles rééditions. Deux PDF portant le même numéro ne représentent pas deux livraisons. À l'inverse, un même camion peut produire un bon principal et un justificatif complémentaire sans que les quantités doivent être additionnées.

Construire un rapprochement ligne par ligne

Créez une ligne de contrôle pour chaque référence commandée, pas seulement pour chaque bon. Reportez la quantité commandée, puis les quantités effectivement acceptées sur chaque réception. Ajoutez séparément les retours, refus et produits endommagés.

La quantité nette réceptionnée se calcule ainsi :

quantités acceptées sur les bons - quantités retournées ou refusées

Comparez cette quantité nette à la quantité facturée. Le résultat peut prendre quatre statuts simples : conforme, facturé non reçu, reçu non facturé ou à justifier. Le statut « à justifier » convient lorsqu'une référence, une unité ou un chantier ne correspond pas exactement.

Gardez le numéro du bon à côté de chaque quantité. Une cellule indiquant seulement « 240 reçus » ne permet pas de retrouver la preuve. La traçabilité doit montrer, par exemple, « BL-184 : 80 ; BL-197 : 100 ; BL-205 : 60 ».

Si le fournisseur a livré une référence équivalente, ne fusionnez pas les lignes avant d'avoir vérifié l'accord sur la substitution, le prix et la conformité. La substitution de référence fournisseur exige un contrôle distinct.

Traiter les pièges des livraisons fractionnées

Une facture regroupant plusieurs bons concentre plusieurs risques opérationnels.

Le premier est le doublon. Le fournisseur peut reprendre une quantité déjà facturée sur une facture précédente ou intégrer deux fois un bon réédité. Contrôlez donc les factures antérieures de la même commande, pas uniquement les pièces jointes au nouvel envoi.

Le deuxième est le reliquat. Une quantité encore attendue ne doit pas être assimilée à une quantité reçue au seul motif que la commande globale est terminée dans le système fournisseur. Suivez le solde ouvert avec la méthode du reliquat après livraison partielle.

Le troisième est le retour. Une quantité livrée puis reprise doit apparaître comme un mouvement négatif. Conservez le bon de retour ou la preuve d'enlèvement et vérifiez si la correction intervient sur la facture ou par un avoir ultérieur.

Enfin, contrôlez l'imputation chantier. Un fournisseur habituel peut regrouper sur le même relevé des livraisons destinées à plusieurs opérations. Une ligne réellement livrée n'est pas pour autant imputable au chantier contrôlé. Pour ce cas, appliquez la méthode de ventilation d'une facture sur plusieurs chantiers.

Exemple : 1 152 EUR HT facturés sans réception nette

Une entreprise commande 300 blocs béton à 2,40 EUR HT et 60 sacs de mortier à 8 EUR HT. Le fournisseur réalise trois livraisons :

• BL-410 : 120 blocs et 20 sacs ;
• BL-426 : 100 blocs et 40 sacs ;
• BL-439 : 80 blocs, dont 30 refusés car endommagés.

La quantité nette réceptionnée est donc de 270 blocs et 60 sacs. La facture récapitulative indique pourtant 330 blocs et 60 sacs. Le contrôle révèle deux anomalies : les 30 blocs refusés ont été facturés et les 30 derniers blocs du BL-439 apparaissent une seconde fois sur une ligne libellée « complément livraison ».

L'écart sur les blocs est de 60 unités, soit 144 EUR HT. Le contrôleur retrouve aussi un ancien BL-398 de 120 blocs, déjà facturé le mois précédent, ajouté en annexe à la facture du mois. Sa valeur est de 288 EUR HT. Il ne faut pas l'ajouter aux réceptions de la commande en cours.

Enfin, la facture comporte 720 EUR HT d'isolant associé à un autre chantier. Cet achat est réel, mais son imputation et son circuit de validation sont différents.

Le montant total à isoler atteint 1 152 EUR HT : 144 EUR de quantité non reçue nette, 288 EUR de livraison déjà facturée et 720 EUR relevant d'un autre chantier. Le mortier et les 270 blocs réceptionnés peuvent être validés si leurs prix correspondent au devis.

Valider la partie conforme et documenter le solde

Un écart sur une partie de la facture ne doit pas rendre le dossier illisible. Séparez clairement :

• les lignes conformes et justifiées ;
• les quantités facturées sans réception nette ;
• les lignes déjà facturées ailleurs ;
• les achats relevant d'un autre chantier ;
• les corrections attendues du fournisseur.

Adressez au fournisseur un tableau court avec le numéro de facture, la référence, les bons concernés, la quantité facturée, la quantité nette reçue et le montant contesté. Demandez une facture rectificative ou un avoir selon le processus convenu. La méthode pour documenter un litige facture fournisseur aide à conserver les échanges et les échéances.

Évitez de remplacer les documents d'origine par un tableau sans pièces jointes. Le tableau sert d'index ; les bons signés, réserves et preuves de retour restent les justificatifs. Lorsqu'une correction arrive, rapprochez-la de l'écart exact avant de clôturer le dossier.

Pour réduire les contrôles tardifs, transmettez chaque bon le jour de la réception et rattachez-le immédiatement à la commande. Le bureau connaît alors le solde réel avant l'arrivée de la facture récapitulative.

Comment DeviFlow rapproche plusieurs bons et une facture

DeviFlow relie le devis, la commande, chaque réception chantier et la facture fournisseur. Les quantités de plusieurs bons sont regroupées par ligne tout en conservant le détail de chaque preuve, des réserves et des retours.

Le bureau peut ainsi comparer la quantité nette reçue à la quantité facturée, identifier un bon déjà utilisé, isoler un reliquat ou repérer une livraison rattachée au mauvais chantier. Le contrôle reste lisible même lorsque le fournisseur regroupe un mois de livraisons sur une seule facture.

Pour voir comment DeviFlow contrôle ces écarts sur vos propres documents, réservez une démonstration rapide.

Vous pouvez aussi faire auditer 3 documents fournisseurs pour vérifier une commande, plusieurs bons de livraison et leur facture récapitulative.